Regolamenti

Regolamento per il Funzionamento del Consiglio di Amministrazione
Regolamento per la Gestione del Patrimonio Mobiliare ed Immobiliare e del Fondo di Gestione
Regolamento del Processo di Gestione

Regolamento per il Funzionamento del Consiglio di Amministrazione

1. Il Consiglio si riunisce di norma nella sede della Fondazione; ove il Presidente lo giudichi necessario può riunirsi anche altrove nel territorio della Provincia di Mantova.
2. La convocazione del Consiglio compete al Presidente e deve essere fatta con lettera inviata anche via fax, ai Consiglieri cinque giorni liberi prima dell’adunanza unitamente all’ordine del giorno.
Nei casi di urgenza, la convocazione deve essere fatta almeno due giorni prima dell’adunanza con telegramma o con lettera via fax, al domicilio di ciascun Consigliere.
3. La documentazione relativa agli argomenti all’ordine del giorno sarà posta a disposizione dei Consiglieri presso la segreteria della Fondazione nello stesso giorno di inoltro della lettera di convocazione.
Copia della documentazione, ove possibile, sarà consegnata nel domicilio dei Consiglieri due giorni prima dell’adunanza.
4. La nomina del Presidente e del Vice Presidente deve avvenire con voto segreto.
5. Il Consiglio può istituire 3 commissioni, una per ogni settore di attività della Fondazione, composte di norma da 3 Consiglieri per la valutazione degli atti relativi ai progetti presentati prevista dall’art.5, ultimo comma, del Regolamento del processo di gestione.
Ogni Commissione può designare un coordinatore che riferirà al Consiglio di Amministrazione per le decisioni definitive sui progetti.
6. Il Consiglio può delegare, in via generale, compiti di ordinaria amministrazione al Presidente ed al Direttore Generale, sia congiuntamente che disgiuntamente, fissando il limite massimo della spesa.
La delega eventualmente conferita al Vice-Presidente è operativa in caso di impedimento del Presidente.
Le modalità per l’esercizio della delega sono fissate con il “Regolamento per la gestione del patrimonio mobiliare ed immobiliare e del fondo di gestione”.
Il Direttore deve semestralmente riferire al Consiglio delle spese sostenute in forza delle deleghe.
7. Il Consiglio, nella riunione che approva i progetti presentati entro il mese di giugno, deve apportare, occorrendo, assestamenti al bilancio preventivo.
8. Il Direttore Generale deve tenere il libro dei verbali delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio provvedendo alla loro sottoscrizione congiuntamente al Presidente.

Regolamento per la Gestione del Patrimonio Mobiliare ed Immobiliare e del Fondo di Gestione

TITOLO I°
Gestione del patrimonio
Art. 1
Il Patrimonio della Fondazione viene amministrato seguendo un profilo prudenziale di rischio, in modo da preservare il valore ed ottenere un'adeguata redditività, con tutte le modalità consentite dalla natura giuridica privata della Fondazione, dotata di piena autonomia gestionale.
Art. 2
Il Patrimonio deve essere prevalentemente impiegato in prodotti e/o strumenti finanziari di elevato standing creditizio a tasso variabile e tasso fisso.
Art. 3
Il Direttore, congiuntamente ad un Consigliere delegato, predispone un progetto di investimento anche utilizzando la consulenza di esperti scelti nell’ambito del gruppo bancario Monte dei Paschi di Siena.
Art. 4
Il Consiglio, visto il progetto del Direttore, delibera l’investimento fissando modalità che ne assicurino la separazione dalle altre attività della Fondazione.
Il Consiglio può in alternativa deliberare di affidare l’investimento, in tutto od in parte, ad intermediari abilitati ai sensi del decreto legislativo 24 febbraio 1998 n. 58, secondo regole che evitino l’insorgenza di situazioni di conflitto di interessi.
Art. 5
Il Direttore controlla con cadenza bimestrale l’andamento degli investimenti; nel caso riscontri l’esistenza di anomalie o di migliori opportunità informa il Presidente per l’eventuale convocazione del Consiglio.
Art. 6
L’adunanza del Consiglio che approva il bilancio consuntivo deve valutare i risultati annuali della gestione modificando, ove occorra, in tutto od in parte l’investimento.
Il Consiglio in caso di urgenza può su proposta del Direttore e/o del Presidente apportare modifiche all'investimento in qualunque momento.
Art. 7
Il Consiglio deve accantonare annualmente una somma in modo da garantire l’integrità del capitale in termini di potere d’acquisto.

TITOLO II°
Gestione del patrimonio immobiliare
Art. 8
La gestione del patrimonio immobiliare della Fondazione è di competenza del Consiglio che deve fissarne forme e modalità.
Art. 9
Il Direttore, sulla base delle delibere consiliari, provvede ad ogni necessario adempimento ed alla tenuta di apposita contabilità.

TITOLO III°
Fondo di gestione
Art. 10
Il Fondo di Gestione (liquidità), costituito dai contributi annuali della Banca Agricola Mantovana, da eventuali contributi di Enti pubblici e privati, da donazioni e da altri eventuali proventi, come indicato dall'art. 6 dello Statuto, deve essere gestito secondo criteri di prudente gestione.
Art. 11
Poiché il Fondo di Gestione deve coprire le spese correnti e i costi per lo svolgimento dell'attività istituzionale, che verranno sostenuti a periodicità variabile in corso d'anno, la gestione della relativa liquidità va fatta utilizzando almeno in parte strumenti del mercato monetario a breve termine.
Art. 12
L’investimento del fondo di gestione è delegato al Presidente ed al Direttore Generale che, utilizzando le consulenze indicate dall’art. 3, vi provvederanno a firma congiunta dandone comunicazione al Consiglio nella prima riunione utile.

TITOLO IV°
Destinazione delle rendite
Art. 13
Le rendite derivanti dal patrimonio mobiliare e dal fondo di gestione sono prioritariamente destinate alle spese per il funzionamento della Fondazione.
Le rendite eventuali derivanti dal patrimonio immobiliare sono prioritariamente destinate alle spese per la manutenzione e la gestione degli immobili.

TITOLO V°
Modalità di esercizio delle deleghe per spese correnti
Art. 14
Le spese ordinarie per le quali è stata conferita delega al Presidente ed al Direttore, devono essere precedute da un provvedimento e/o da un ordinativo di chi le decide.
Art. 15
Viene istituito, per le piccole spese, un fondo di £. 1.000.000 liquido da conservare in cassaforte.
Per le piccole spese si intendono gli acquisti sino a £. 100.000.
Le piccole spese possono essere effettuate dal preposto alla Segreteria con obbligo di registrazione in un quaderno periodicamente controllato e vistato dal Direttore che può disporre l’integrazione del fondo.
Art. 16
Il Direttore deve redigere semestralmente un rendiconto delle spese effettuate in forza della delega di cui al precedente art. 14 con indicazione anche dell’ammontare complessivo delle piccole spese, da sottoporre all’esame del Consiglio.

Regolamento del Processo di Gestione

1. Il Consiglio di Amministrazione, in sede di approvazione del bilancio di previsione gestionale, definisce il piano annuale di investimento delle attività della Fondazione fissando gli importi destinati a ciascuno dei tre settori di intervento: a) salvaguardia, recupero e valorizzazione del patrimonio artistico, storico, culturale del territorio; b) promozione dell’istruzione, della ricerca scientifica e della cultura; c) sostegno ai progetti di valore sociale.
Il piano annuale dovrà prefigurare, inoltre, le modalità di intervento ed in particolare gli interventi da realizzarsi direttamente, gli interventi da attuarsi, mediante accordi partecipativi e convenzionali, gli interventi di erogazione di somme su progetti di terzi, rientranti nelle finalità della Fondazione.
2. Per il perseguimento delle proprie finalità istituzionali e nei limiti delle risorse tempo per tempo disponibili, la Fondazione potrà, con particolare riguardo al settore di cui alla lettera b), dell’articolo 1, predisporre programmi di intervento pluriennali, indicando gli strumenti operativi necessari per la loro realizzazione.
3. Le domande di contributi per progetti di iniziativa di terzi dovranno essere compilate su moduli forniti dalla Fondazione e sottoscritte dal legale rappresentante del soggetto richiedente.
Per tutte le richieste presentate, la Fondazione si riserva di chiedere ulteriore documentazione che dovrà essere fornita entro 15 giorni, pena l’inammissibilità dell’istanza.
4. Le domande per le varie iniziative verranno di norma raggruppate ai fini dell’istruttoria alle seguenti cadenze temporali: 28 febbraio, 30 giugno e 30 novembre.
La deroga alla periodicizzazione potrà avvenire su proposta del Presidente a fronte di motivazioni dell’istante ritenute fondate e formerà oggetto di delibera consigliare.
5. Su ciascun progetto, il Direttore dovrà svolgere un’istruttoria amministrativa-finanziaria.
In via preliminare il Direttore, di intesa con il Presidente, comunicherà direttamente agli istanti l’improcedibilità delle richieste esulanti dalla possibilità di intervento della Fondazione perché esterne alla zona di competenza o perché estranee ai fini statutari.
Per le istanze procedibili, il Direttore formerà una scheda sintetica con punteggio concernenti i seguenti profili:
• precisione;
• coerenza con le linee programmatiche della Fondazione;
• compatibilità con le risorse disponibili;
• praticabilità tecnica;
• praticabilità finanziaria;
• ogni altro profilo ritenuto utile per la deliberazione consigliare.
Gli atti dell’istruttoria del Direttore dovranno essere trasmessi ai Consiglieri eventualmente delegati (od all’esperto designato) che dovranno esprimere un parere motivato riguardante la completezza progettuale, la rilevanza dell’intervento, l’originalità, l’intersettorialità, le prospettive di autonomo sviluppo.
6. L’istruttoria, salvo i casi relativi ai progetti di particolare rilevanza, dovrà essere completata con le seguenti cadenze temporali:
• 30 maggio per le domande raggruppate il 28 febbraio;
• 30 settembre per le domande raggruppate il 30 giugno;
• 30 gennaio per le domande raggruppate il 30 novembre.
7. Entro il 30 ottobre il Consiglio di Amministrazione apporterà le eventuali necessarie variazioni al piano annuale di investimento.
8. Il Consiglio di Amministrazione per i progetti di particolare rilevanza o di durata puriennale potrà avvalersi della consulenza dell’Advisor Board.
9. Il Consiglio di Amministrazione con le delibere di approvazione di progetti di terzi potrà disporre l’erogazione, in via anticipata, al massimo del 50% della somma stanziata.
L’importo restante sarà versato dopo la realizzazione del progetto previa presentazione da parte del beneficiario di una dettagliata relazione che contenga gli elementi necessari per la verifica dell’efficacia dell’iniziativa e del rapporto costo-benefici.
10. Chiuso l’esercizio la Fondazione trasmetterà nel termine di 15 giorni alle Banche Fondatrici un resoconto dei progetti finanziati e dei risultati ottenuti e renderà pubblico il resoconto entro 30 giorni.
11. Nel primo anno di operatività della Fondazione il Consiglio potrà motivatamente derogare alle disposizioni di cui all’articolo 3 comma 1 e articolo 6.